Weekplanning Excel

Schwankende Auslastung, kurzfristige Einsätze und enge Budgets: Gerade in Vertrieb, Produktion, Logistik, Service und Verwaltung braucht es eine Wochenplanung, die Stunden und Kosten transparent macht. Mit Weekplanning in Excel sehen Sie je Mitarbeiter und im Team sofort, wie viele Stunden geplant sind und welche Kosten entstehen – ohne neue Software einzuführen.

Sie steuern gezielt über Positions-Stundensätze und Wochenstunden. Typische Konstellationen (20–40 Stunden/Woche) werden automatisch auf Montag–Freitag verteilt. Das reduziert Abstimmungsschleifen und macht Mehrkosten früh sichtbar. Ideal für Teams mit ca. 10–50 Mitarbeitenden, die schnell vergleichen, filtern und entscheiden müssen.

• Transparenz: Stunden und Kosten pro Mitarbeiter und gesamt auf einen Blick
• Kostensteuerung über Positions-Stundensätze (45,50 / 32,00 / 18,50 €)
• Automatische Wochenstunden-Verteilung (Mo–Fr) mit Restautomatik am Freitag
• Tages- und Gesamtsummen inkl. Gesamtkosten in einer Zeile
• Aktuelle Kalenderwoche und Datumsbereich werden automatisch gesetzt
• Filter und Fixierung (Freeze Panes) für schnelle Analyse bei 10–50 Mitarbeitenden ✅

Die Vorlage ist klar strukturiert in drei Tabs – passend für Teamleitungen und Disposition.

• Mitarbeiter: Stammdaten mit Name, Abteilung, Position, Stundensatz und Wochenstunden. Positions-Stundensätze (z. B. Vertrieb 45,50 €, Fachkraft 32,00 €, Helfer 18,50 €) sind zentral gepflegt.
• Wochenplanung: Tagesplanung Mo–Fr je Mitarbeiter. Automatische Summen für Stunden und Kosten je Zeile, Tagesgesamt je Spalte sowie Gesamtkosten. Filter und Fixierung der Kopfzeile sorgen für schnellen Überblick.
• Auswertung: Gruppierung nach Abteilung mit Stunden- und Kostensummen je Mitarbeiter und Gesamt. Hinweis: In dieser Ansicht werden Werte im Code teils simuliert (Performance/Verfügbarkeit) und nicht immer direkt aus den Planungsformeln gelesen.

Automationen erhöhen Tempo und Konsistenz:

• Automatische Ermittlung der aktuellen Kalenderwoche und des Mo–Fr-Datumsfensters
• Übernahme des Positions-Stundensatzes aus den Stammdaten in die Planung
• Verteilung der Soll-Wochenstunden auf die Wochentage, Restautomatik am Freitag
• Berechnung je Mitarbeiter: Stunden-Summe (=SUM(B:F)) und Kosten (=Stunden*Stundensatz)
• Gesamtsummen je Tag und Gesamtkosten in einer Summenzeile
• Abteilungsauswertung mit Stunden-/Kostensummen (mit o. g. Simulationshinweis)

1. Stammdaten pflegen (Tab „Mitarbeiter“): Namen, Abteilung, Position wählen. Stundensätze sind je Position hinterlegt (z. B. 45,50 / 32,00 / 18,50 €). Wochenstunden pro Person erfassen (typisch 20, 30, 35, 40).
2. Kalenderwoche prüfen: Die aktuelle KW und das Mo–Fr-Datumsfenster setzen sich automatisch. Bei Bedarf manuell überschreiben (z. B. Feiertagswoche).
3. Wochenstunden planen (Tab „Wochenplanung“): Die Soll-Wochenstunden werden auf Mo–Fr verteilt, verbleibende Reststunden landen automatisch am Freitag. Passen Sie einzelne Tage an (Feiertage, Schulungen, Außendienst).
4. Kosten prüfen: Pro Zeile sehen Sie Stunden-Summe und Kosten (=Stunden*Stundensatz). Unten stehen Tages- und Gesamtsummen – ideal für Budgetchecks.
5. Analysieren: Filter aktivieren, nach Abteilung/Position/Mitarbeiter filtern; Freeze Panes hält Überschriften sichtbar. Bei 10–50 Mitarbeitenden bewährt.
6. Auswertung nutzen (Tab „Auswertung“): Stunden- und Kostensummen je Abteilung vergleichen; für Management-Updates exportieren.
7. Export & Freigabe: Als PDF pro KW sichern oder Datei in OneDrive/SharePoint freigeben.

Warnhinweis: In der Auswertung werden Werte teils simuliert (nicht immer 1:1 aus Formeln). Für Abrechnungen bitte direkt die „Wochenplanung“ heranziehen oder Quellzellen referenzieren.

Tipp: Aktivieren Sie Strg+Shift+L (Filter) und Strg+T (intelligente Tabellen) für fehlerarme Sortierung und dynamische Bereiche. ⚙️

Excel punktet bei Weekplanning durch schnellen Start, geringe Kosten und hohe Flexibilität. Stundenverteilung, Positionssätze (45,50/32,00/18,50 €) und Tages-/Gesamtsummen sind sofort nutzbar. Für 10–50 Mitarbeitende, wechselnde Aufträge und kurzfristige Disposition ist das oft die pragmatischste Lösung.

Grenzen zeigen sich bei Mehrbenutzerbetrieb, Genehmigungs-Workflows, Urlaubs-/Abwesenheitslogik, mobiler Erfassung und revisionssicherer Historie. Tippfehler, Versionierung und manuelle Pflege können Aufwand erzeugen.

Alternativen: Spezialisierte Workforce-/Schichtplanungstools (z. B. mit App, Selbstbuchung, Diensttausch), HRIS/Zeiterfassung mit Lohnexport (DATEV), oder BI-Dashboards mit Live-Daten. Sie bieten Rechtekonzepte, Protokolle, Schnittstellen und Self-Service – aber zu Lizenz- und Einführungsaufwand.

Empfehlung: Starten Sie mit Excel, wenn Sie rasch Transparenz benötigen und kein komplexes Rollen-/Genehmigungsmodell brauchen. Ab ~50+ Mitarbeitenden, 24/7-Schichten, Tariflogik oder integrativen Payroll-Anforderungen lohnt der Wechsel bzw. die Ergänzung: Excel als Planungs-Frontend, Export ans System.

Auch eine schlanke Excel-Planung braucht Sorgfalt. Eine kurze Anekdote: In einer Logistik-Woche wurden 0,5 h täglich geplant, aber der Rest nicht auf Freitag verteilt – Ergebnis: 2,5 h fehlten in der Kostensumme. Ursache: eine überschriebene Formel. So beugen Sie vor.

• Häufige Fehler
  • Formelspalten überschreiben: Manuelles Tippen in Summen-/Kostenfeldern zerstört Berechnungen.
  • Positionswechsel ohne Historie: Stundensatzänderungen in Stammdaten wirken rückwirkend, wenn Wochenstände nicht fixiert sind.
  • Kalenderwoche/Feiertage ignorieren: Automatik nicht geprüft – falsche Datumszeile, unplausible Tagesverteilung.

• Profi-Tipps
  • Schützen Sie Berechnungsbereiche mit Blattschutz und erlaubten Eingabezellen. Nutzen Sie Strg+T (Tabellen) für stabile Bereiche und Strg+Shift+L für Filter.
  • Versionieren Sie je KW (Dateiname „Weekplanning_KW12_2025.xlsx“) und archivieren Sie PDFs – das schafft Nachvollziehbarkeit.
  • Um Positionswechsel sauber zu führen: Datumsgültige Sätze (z. B. per XVERWEIS mit Gültig-von) oder Stundensatz je Woche kopiert als Wert festhalten.

Kleine Zusatzhilfe: Mit F4 fixieren Sie Zellbezüge in Formeln (z. B. $B$2), vermeiden Verschiebefehler und sichern korrekte Kostenberechnungen. ⚠️