Vsm Template Excel

Viele Wertströme leiden unter langen Wartezeiten, unausgelasteten Ressourcen und versteckten Qualitätsverlusten. Daten liegen oft verteilt in Schichtprotokollen, ERP-Exports oder Kopfnotizen. Mit einem VSM-Template in Excel bringen Sie diese Informationen strukturiert zusammen und erkennen Verschwendung schnell – ohne neue Software, sofort einsatzbereit und teamfähig.

Die Vorlage erfasst bis zu 16 Prozessschritte durchgängig: Zyklus-, Warte- und Durchlaufzeit, Kapazität, Auslastung und Fehlerquoten. Kennzahlen wie PCE, OEE, FPY, Lead Time Ratio und Value Added Ratio werden automatisch berechnet und mit Sollwerten verglichen. So priorisieren Sie Maßnahmen faktenbasiert – etwa, wenn eine Queue von 480 Min die Durchlaufzeit dominiert oder ein FPY von 92% Rework verursacht.

• Transparenz über 16 Schritte inkl. Zeiten, Kapazität, Auslastung
• Automatische KPIs: PCE, OEE, FPY, Lead Time Ratio, Value Added Ratio (Soll/Ist)
• Zeitanalyse mit Prozentanteilen und Umrechnung in Stunden/Tage
• Schnelle Fokussierung auf nicht-wertschöpfende Schritte und lange Wartezeiten (z. B. 480 Min)
• Maßnahmen-Backlog (10 Einträge) mit Priorität, Status, Einsparung und Deadline
• Dashboard mit KPIs, Top-5-Verbesserungen und klaren Empfehlungen

Die Excel-Vorlage ist in drei Tabs strukturiert und auf schnelles Arbeiten ausgelegt.

1) Wertstromanalyse – Tabellarische Erfassung der Prozessschritte (max. 16): Bezeichnung, wertschöpfend (Ja/Nein), Zykluszeit, Wartezeit, Durchlaufzeit, Kapazität, Auslastung, Fehlerquote, Potenzial (Min) und Status. Eine Zusammenfassung am Tabellenende liefert SUMME/Ø/COUNT: Zeiten, Kapazitätsbedarf, Anzahl wertschöpfend vs. nicht-wertschöpfend. Automationen: SUMME, MITTELWERT, ZÄHLENWENN, Prozentanteile je Zeitkategorie, Konvertierung Minuten→Stunden/Tage. Fixierte Überschriften und Autofilter erleichtern die Dateneingabe; bedingte Formatierung hebt Prioritäten und Stati hervor.

2) Kennzahlen – Berechnung zentraler Effizienzmetriken: PCE (wertschöpfende Zeit/Durchlaufzeit), OEE (V×L×Q), FPY, Lead Time Ratio und Value Added Ratio inkl. Soll/Ist-Abweichung. Eine Zeitanalyse zeigt Anteile (%) je Kategorie und die Umrechnung in h/Tag für Planung und Kapazitätsentscheidungen. Maßnahmen-Tracking (10 Einträge) mit Priorität, erwarteter Einsparung (Min), Verantwortlichem und Deadline.

3) Dashboard – Kompakte Visualisierung: KPI-Kacheln, zwei Diagramme (Zeitanteile, Wartezeiten/Engpässe), Top-5-Verbesserungen aus dem Backlog sowie klare Handlungsempfehlungen. Alle Anzeigen aktualisieren sich direkt aus den Eingabedaten.

1. Scope definieren: Produkt-/Auftragsfamilie, Schichtmodell, Takt/Soll-Leistung festlegen.
2. Prozesskette erfassen: Bis zu 16 Schritte in logischer Reihenfolge anlegen (inkl. Lager/Transport).
3. Daten am Gemba erheben: Zyklus- und Wartezeiten mit Stichprobe (≥20 Zyklen) messen; FPY/Fehlerquote je Schritt, Kapazität (Stück/Tag), Auslastung (%) sammeln.
4. Eingabe: Zeiten in Minuten, Kapazität und Qualitätsdaten je Schritt eintragen; wertschöpfend (Ja/Nein) markieren.
5. Automationen nutzen: Prüfen Sie Summen/Ø, Anteilswerte (%) sowie Minuten→h/Tag. COUNTIF trennt wertschöpfend vs. nicht.
6. Kennzahlen prüfen: PCE, OEE, FPY, Lead Time Ratio, Value Added Ratio mit Soll/Ist vergleichen. Lange Wartezeiten (z. B. 480 Min) und niedrige FPY als Engpässe markieren.
7. Maßnahmen planen: Backlog (10 Einträge) mit Priorität, Einsparung (Min), Verantwortlichem und Deadline füllen.
8. Dashboard verwenden: Top-5-Verbesserungen abstimmen, Ressourcen planen, Termine fixieren.
9. Regelmäßig aktualisieren: Wöchentlich Ist-Daten nachführen, Status updaten, Einsparungen nachhalten.

Warnhinweis ⚠️: Keine gemischten Zeiteinheiten eingeben (alles in Minuten); vermeiden Sie geschätzte Werte – messen Sie neu nach Änderungen.

Tipp 💡: Mit Strg+Umschalt+L aktivieren Sie Autofilter; Alt+= setzt die Autosumme. So beschleunigen Sie die Pflege deutlich.

Excel – Vorteile: Schnell startklar, überall verfügbar, geringe Kosten, hohe Flexibilität. Ideal für Diagnosephasen, Workshops und Linien mit ≤16 Schritten. Automatische Kennzahlen (PCE, OEE, FPY) und ein kompaktes Dashboard genügen für eine priorisierte Maßnahmenliste.

Alternativen: Spezialisierte VSM-Tools (z. B. mit Symbolbibliotheken, Kollaboration, Simulation), BI-Plattformen (Power BI) für automatische Datenpipelines, MES/APS für Echtzeit und Schichtintegration. Diese Lösungen punkten bei Multi-User, Daten-Governance und Skalierung, benötigen aber Setup, Lizenzen und IT-Support.

Grenzen von Excel: Kein gleichzeitiges Editieren ohne Konflikte, Versionierung per Dateiablage, manuelle Datenerhebung, begrenzte Abbildung hochkomplexer Flüsse oder Variantenvielfalt.

Empfehlung: Starten Sie mit dem Excel-Template für schnelle Transparenz, Engpassidentifikation und einen belastbaren Maßnahmen-Backlog. Stabilisieren Sie den Prozess und heben Sie die „Top 5“ Einsparungen. Danach: Export (CSV) und Übergabe an BI/MES, wenn Sie Automatisierung, Realtime oder Linienverbünde abbilden möchten.

Typische Fehler

• Uneinheitliche Einheiten: Minuten, Sekunden und Schichten gemischt – Kennzahlen kippen. Standardisieren Sie auf Minuten; die Vorlage rechnet in h/Tag um.
• Falsche Wertschöpfungs-Flag: Rüsten, Transport, Warten als wertschöpfend markiert – PCE wird geschönt. Nutzen Sie klare Kriterien (nur transformierende Tätigkeiten sind VA).
• Statische Mittelwerte: Übernommene Altwerte statt frischer Messungen. Nach Verbesserungen neu messen; sonst bleiben PCE/OEE scheinbar unverändert.

Profi-Tipps

• Datenhygiene: Legen Sie Datenprüfung (Dropdowns) für Status/Priorität an und schützen Sie Formeln (Blattschutz), um versehentliche Änderungen zu vermeiden.
• Fokus über COUNTIF: Nutzen Sie ZÄHLENWENN, um nicht-wertschöpfende Schritte zu zählen und die größten Wartezeiten gezielt zu filtern (Strg+Umschalt+L).
• Kapazität realistisch: Berücksichtigen Sie Pausen, Rüstungen und Feiertage in der Tageskapazität; das stabilisiert Auslastungs- und OEE-Berechnungen.

Praxis-Anekdote: In einem Werk in NRW deckte das Template eine einzelne Queue von 480 Min vor der Endprüfung auf. Eine einfache Slot-Staffelung senkte die Lead Time um 1,8 Tage und hob die PCE von 14% auf 27% – ohne Zusatzinvest. Kleiner Booster: Fixieren Sie Kopfzeilen für Shopfloor-Reviews (Ansicht → Fenster fixieren) und nutzen Sie Alt+= für schnelle Summen.