Autorisatiematrix Excel Template

Wer Zugriffsrechte über Mails, Tickets oder verstreute Listen pflegt, verliert schnell die Übersicht. Das Autorisatiematrix Excel Template bringt Ordnung: pro Mitarbeiter sehen Sie je System die Berechtigungsstufe in Ampelfarben (🟢🟡🔴). Für Audits, Stichproben und Rezertifizierungen entsteht ein belastbarer Nachweis statt einer Momentaufnahme.

Die Vorlage ist auf reale Teams ausgelegt: 20 Mitarbeitende × 10 Systeme ergeben 200 klar strukturierte Berechtigungsfelder. Damit dokumentieren Sie Rollen, Genehmigungsstufen und den Status „Aktiv“ nachvollziehbar. Ergebnis: schnellere Reviews, weniger Rückfragen, geringeres Risiko durch überproportionale Rechte und SoD-Verstöße.

• Sofortüberblick über 20 Mitarbeitende × 10 Systeme (200 Berechtigungsfelder)
• Ampelkennzeichnung: Voll / Teilweise / Nein für visuelle Kontrolle
• Vier Genehmigungsstufen inkl. Mitarbeiteranzahl je Stufe
• Filter + fixierte Kopfzeilen verkürzen Audits und Stichproben
• Abgleich mit Mitarbeiterverzeichnis (ID, Abteilung, Eintritt)
• Basis für Least-Privilege- und SoD-Prüfungen inkl. Status „Aktiv“

Das Autorisatiematrix Excel Template ist schlank und prüfungsfest strukturiert. Drei Tabs decken Stammdaten, Rollenlogik und die eigentliche Matrix ab. Automationen unterstützen Sichtbarkeit und Bearbeitung ohne komplexe Formeln.

• Autorisationsmatrix: Mitarbeiter × Systeme mit Ampelkennzeichnung (Voll/Teilweise/Nein), Genehmigungsstufe und Status. Filter aktiv, Kopfzeilen fixiert für scrollsichere Navigation.
• Mitarbeiterverzeichnis: Stammdatenfelder: Mitarbeiter, Benutzer-ID, Abteilung, Position, E‑Mail, Telefon, Eintrittsdatum (DD.MM.YYYY), Status („Aktiv“/z. B. „Inaktiv“).
• Rollen & Berechtigungen: Definition der 4 Stufen (Stufe, Bezeichnung, Beschreibung, Genehmigungslimit, Anzahl Mitarbeiter) plus textliche Systemberechtigungen je Bereich.

Automationen:

• Automatischer Zeitstempel „Stand: TT.MM.JJJJ“
• AutoFilter auf den Haupttabellen
• Fixierte Kopfzeilen
• Automatische Farbcodierung für Voll/Teilweise/Nein (grün/gelb/rot)
• Vordefinierte Spaltenbreiten, Zeilenhöhen und Textumbruch
• Vorgegebenes Datumsformat (DD.MM.YYYY) im Verzeichnis; keine Formeln/Validierungen integriert – bewusst minimalistisch für einfache Pflege und Export

1. Vorlage kopieren: Datei lokal speichern, eine Arbeitskopie je Quartal anlegen (z. B. „Autorisatiematrix_Q2_2025.xlsx“).
2. Mitarbeiterverzeichnis pflegen: Alle Personen mit Benutzer-ID, Abteilung, Position, Kontakt, Eintrittsdatum und Status „Aktiv“ erfassen. Leavers sofort auf „Inaktiv“ setzen.
3. Rollen definieren: Im Tab „Rollen & Berechtigungen“ vier Stufen mit Bezeichnung, Beschreibung und Genehmigungslimit anlegen. „Anzahl Mitarbeiter“ je Stufe eintragen (alternativ per Pivot ermitteln).
4. Systeme und Rechte erfassen: In „Autorisationsmatrix“ die 10 Zielsysteme als Spalten prüfen/ergänzen und je Mitarbeiter die Berechtigungsstufe „Voll“, „Teilweise“ oder „Nein“ eintragen; die Ampelfarbe wird automatisch gesetzt.
5. Filter nutzen: Nach Abteilung, Genehmigungsstufe oder „Rot“ filtern, um Least-Privilege- und SoD-Prüfungen effizient durchzuführen.
6. Review & Freigabe: Stichproben fahren, Abweichungen dokumentieren, Genehmigungen gemäß Stufe protokollieren. Zeitstempel „Stand: TT.MM.JJJJ“ ist bereits vorhanden.
7. Export für Audit: Bei Bedarf als PDF oder CSV ausgeben und mit Richtlinien/Screenshots ergänzen.

Warnhinweis: Es sind keine Validierungen integriert. Verwenden Sie konsequent exakt „Voll“, „Teilweise“, „Nein“, sonst greift die Farbcodierung nicht.

Tipp: Strg+Shift+L schaltet den AutoFilter ein/aus; mit einem Filter auf „Rot“ finden Sie kritische Fälle in Sekunden.

Excel (dieses Template): Schnell startklar, keine Lizenzkosten, offline nutzbar, flexibel anpassbar. Die Ampelkennzeichnung und Filter liefern in Minuten einen prüfbaren Überblick über 20 Mitarbeitende × 10 Systeme. Ideal für Teams bis ca. 50–100 Nutzer und 10–20 Systeme oder als Übergangslösung.

Grenzen: Manuelle Pflege, kein Änderungsverlauf auf Feldebene, Kollisionsrisiken bei paralleder Bearbeitung, keine integrierten SoD-Regeln oder automatische Rezertifizierung. Bei >200 Nutzern, >30 Systemen oder komplexen Rollenmodellen steigt der Aufwand stark.

Alternativen: IAM-/GRC-Tools (z. B. SailPoint, One Identity, ServiceNow GRC) bieten Workflows, SoD-Engines, Rezertifizierung und Audit-Trails. SharePoint/Power Apps oder Google Sheets bringen Kollabo und Validierungen, bleiben jedoch meist ohne tiefe Kontrolllogik.

Empfehlung: Starten Sie mit dem Autorisatiematrix Excel Template für Transparenz und schnelle Audits. Definieren Sie Review-Zyklen (monatlich/vierteljährlich). Planen Sie bei wachsender Komplexität die Migration; exportieren Sie die Matrix als CSV und übernehmen Sie Rollen/Mapping in Ihr IAM.

Häufige Fehler:

• Uneinheitliche Begriffe: „Ja/Teilw./Nein“ statt „Voll/Teilweise/Nein“ führt zu fehlender Ampelfarbe und erschwert Reviews.
• Veraltete Stati: Leaver bleiben „Aktiv“ im Verzeichnis; dadurch bleiben Berechtigungen unentdeckt bestehen.
• Kein Stufenabgleich: Genehmigungsstufe passt nicht zum Genehmigungslimit der Rolle; Freigaben sind dann nicht prüfungssicher.

Profi-Tipps:

• Filter-Shortcuts: Strg+Shift+L für schnelle Filter; mit Alt+↓ öffnen Sie Filterlisten ohne Maus. So prüfen Sie „Rot“ systematisch.
• Pivot für Kennzahlen: Erstellen Sie in einer Kopie der Datei eine Pivot über die Matrix, um „Anzahl Mitarbeiter je Genehmigungsstufe“ sauber zu ermitteln – ohne die produktive Vorlage mit Formeln zu belasten.
• Review-Kadenz fixieren: Monatliches Review je Abteilung, quartalsweise Gesamtprüfung. Eine ISO‑27001‑Prüfung verkürzte ein Team so um 2 Stunden, weil es nur „Rot“ filterte und dank fixierter Kopfzeilen zielsicher navigierte.

Kleine Routine, großer Effekt: Nutzen Sie zudem Strg+1 für schnelle Formatierung (z. B. Datumsformat DD.MM.YYYY), damit Einträge im Mitarbeiterverzeichnis konsistent bleiben.